POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Politique de protection des renseignements personnels de LAT Multilingue

Chez LAT Multilingue, nous tenons à fournir des services exceptionnels à nos clients. Comme ces services comportent la collecte, l’utilisation et la divulgation de certains renseignements personnels à propos de nos clients, la protection de ces renseignements personnels fait partie de nos grandes priorités.

Bien que nous ayons toujours respecté la vie privée de nos clients et protégé leurs renseignements personnels, nous avons renforcé notre engagement envers la protection des renseignements personnels par suite de l’entrée en vigueur de la Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique (PIPA) le 1^er janvier 2004. La PIPA définit les règles fondamentales qui régissent la façon dont les entreprises et les organismes à but non lucratif de la Colombie-Britannique peuvent recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels.

LAT informera ses clients des raisons pour lesquelles elle recueille, utilise ou divulgue leurs renseignements personnels et de la méthode utilisée pour ce faire, obtiendra leur consentement si nécessaire et traitera leurs renseignements personnels uniquement d’une manière qu’une personne raisonnable jugerait appropriée dans les circonstances.

Conformément à la PIPA, la présente politique de protection des renseignements personnels expose les principes et les pratiques adoptés par LAT en vue de protéger les renseignements personnels de ses clients. LAT s’engage notamment à veiller à ce que les renseignements personnels de ses clients soient exacts et demeurent confidentiels et en sécurité, et à permettre à ses clients de demander l’accès à leurs renseignements personnels ou la correction de ces renseignements.

Définitions

Renseignements personnels : renseignements qui concernent une personne identifiable, à l’exclusion des coordonnées, telles que définies ci‑dessous.

Coordonnées : renseignements qui permettent d’entrer en contact avec une personne dans un établissement d’affaires. Les coordonnées comprennent le nom, le nom ou le titre du poste et le numéro de téléphone, l’adresse postale, l’adresse de courriel et le numéro de télécopieur d’affaires de la personne. Les coordonnées ne sont pas visées par la présente politique, ni par la PIPA.

Agente de la protection de la vie privée : personne désignée pour veiller à ce que LAT Multilingue respecte la présente politique et la PIPA.

Politique n^o 1 – Collecte de renseignements personnels

1.1 Sauf si les fins de la collecte de renseignements personnels sont évidentes et si le client fournit volontairement ses renseignements personnels à ces fins, LAT fera connaître les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, oralement ou par écrit, avant la collecte ou au moment de la collecte.

1.2 LAT recueillera auprès de ses clients uniquement les renseignements personnels requis aux fins suivantes :

• vérifier l’identité du client;
• vérifier la solvabilité du client;
• déterminer les préférences du client;
• comprendre les besoins linguistiques du client;
• fournir les produits et les services demandés;
• inscrire le client à un programme;
• assurer la grande qualité des services offerts aux clients.

Politique n^o 2 – Consentement

2.1 LAT obtiendra le consentement du client concerné avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels (sauf dans les cas où elle est autorisée à le faire sans consentement, tel qu’indiqué ci-dessous).

2.2 Le consentement peut être donné oralement, par écrit, par voie électronique ou par l’intermédiaire d’un mandataire, ou il peut être implicite lorsque l’objectif de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation peut être jugé évident et que le client fournit volontairement ses renseignements personnels à cette fin.

2.3 Le consentement peut aussi être implicite lorsque LAT avise le client que ses renseignements personnels peuvent être utilisés à des fins d’envoi publicitaire ou de marketing de nouveaux produits ou services et lui donne la possibilité de refuser cette utilisation, mais que le client ne profite pas de ce droit de refus.

2.4 Sous réserve de certaines exceptions (p. ex. lorsque les renseignements personnels sont nécessaires pour fournir le service ou le produit, ou que le retrait du consentement fait obstacle à l’exécution d’une obligation juridique), les clients peuvent refuser de permettre à LAT Multilingue d’utiliser leurs renseignements personnels de certaines façons, ou retirer un consentement déjà donné à cet égard. La décision d’un client de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations de ses renseignements personnels peut limiter la capacité de LAT de fournir un service ou un produit particulier. Dans ce cas, LAT expliquera la situation au client pour l’aider à prendre une décision.

2.5 LAT peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l’insu ou sans le consentement du client dans les circonstances suivantes :

• lorsque la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels est autorisée ou exigée par la loi;
• lorsque les renseignements personnels sont disponibles de source publique (p. ex. un annuaire téléphonique);
• aux fins du recouvrement d’une créance;
• pour se protéger contre la fraude;
• pour enquêter sur la violation pressentie d’un accord ou une infraction à la loi.

Politique n^o 3 – Utilisation et divulgation des renseignements personnels

3.1 LAT utilisera ou divulguera les renseignements personnels de ses clients uniquement si nécessaire pour atteindre les objectifs déclarés lors de la collecte, ou à des fins liées dans une mesure raisonnable à ces objectifs, comme par exemple :

• mener des sondages auprès de client ou de membres, en vue d’améliorer ses services;
• communiquer directement avec ses clients à propos de produits et de services susceptibles de les intéresser.

3.2 LAT n’utilisera ni ne divulguera les renseignements personnels de ses clients à aucune autre fin, à moins d’en obtenir le consentement.

3.3 LAT ne vendra pas de listes de clients ni de renseignements personnels à des tiers, à moins d’en obtenir le consentement.

Politique n^o 4 –Conservation des renseignements personnels

4.1 Si LAT utilise des renseignements personnels à propos d’un client pour prendre une décision qui touche directement ce client, elle conservera ces renseignements personnels pendant au moins un an, de manière à donner au client un délai raisonnable pour demander d’y avoir accès.

4.2 Sous réserve du paragraphe 4.1, LAT ne conservera pas les renseignements personnels des clients plus longtemps que nécessaire pour réaliser les objectifs déclarés ou aux fins juridiques ou commerciales signalées.

Politique n^o 5 – Exactitude des renseignements personnels

5.1 LAT fournira des efforts raisonnables pour faire en sorte que les renseignements personnels susceptibles de servir à prendre une décision au sujet du client concerné ou d’être divulgués à une autre organisation soient exacts et complets.

5.2 Les clients peuvent demander à LAT de corriger les renseignements personnels qui les concernent afin d’assurer leur exactitude et leur exhaustivité. Toute demande de rectification des renseignements personnels doit être soumise par écrit et donner suffisamment de précisions pour que LAT puisse retrouver les renseignements personnels et comprendre la correction voulue.

Les demandes de rectification des données personnelles doivent être déposées auprès de l’agente de la protection de la vie privée.

5.3 Si les renseignements personnels s’avèrent inexacts ou incomplets, LAT apportera les rectifications requises et enverra les renseignements corrigés à toute organisation à laquelle elle a divulgué ces renseignements personnels durant l’année précédente. Si LAT n’apporte aucune rectification, la demande de correction restera dans le dossier du client.

Politique n^o 6 – Sécurité des renseignements personnels

6.1 LAT s’engage à assurer la sécurité des renseignements personnels de ses clients afin de les protéger contre l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification et l’élimination non autorisés, et contre tout risque semblable.

6.2 LAT mettra en œuvre les mesures de sécurité suivantes pour veiller à la protection adéquate des renseignements personnels de ses clients :

• l’utilisation d’identifiants et de mots de passe;
• la restriction de l’accès des employés aux renseignements personnels, s’il y a lieu.

6.3 LAT prendra les mesures de sécurité appropriées lors de la destruction des renseignements personnels, notamment en supprimant les renseignements stockés sur des supports électroniques.

6.4 LAT révisera et mettra à jour ses politiques de sécurité et ses mesures de contrôle de façon régulière, au fur et à mesure que la technologie évolue, afin d’assurer en permanence la sécurité des renseignements personnels.

Politique n^o 7 – Accès des clients à leurs renseignements personnels

7.1 Sous réserve de quelques exceptions limitées, les clients ont le droit de consulter leurs renseignements personnels.

7.2 Toute demande d’accès à des renseignements personnels doit être soumise par écrit et donner suffisamment de précisions pour que LAT puisse retrouver les renseignements personnels demandés. Les demandes d’accès à des données personnelles doivent être déposées auprès de l’agente de la protection de la vie privée.

7.3 Sur demande, LAT indiquera au client la façon dont elle utilise ses renseignements personnels et à qui elle les a divulgués, le cas échéant.

7.4 LAT rendra disponibles les renseignements demandés dans un délai maximum de 30 jours ouvrables, ou avisera le client par écrit si elle a besoin d’une prolongation de délai pour satisfaire la demande.

7.5 LAT peut exiger des frais minimes pour donner à un client l’accès à ses renseignements personnels. Dans ce cas, elle avisera le client du coût et attendra le consentement du client avant de procéder.

7.6 Si une demande est rejetée, en tout ou en partie, LAT en avisera le client par écrit, en lui expliquant les raisons du refus et les recours dont il dispose.

Politique n^o 8 – Questions et plaintes : le rôle de l’agente de la protection de la vie privée ou de son délégué

8.1 L’agente de la protection de la vie privée est chargée de veiller à ce que LAT Multilingue respecte la présente politique ainsi que la Personal Information Protection Act.

8.2 Toute plainte, préoccupation ou question concernant le respect de la Politique ou de la PIPA par LAT Multilingue doit être adressée par écrit à l’agente de la protection de la vie privée. Si l’agente de la protection de la vie privée est incapable de résoudre le problème, le client peut également écrire au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique.

Voici les coordonnées de l’agente de la protection de la vie privée de LAT Multilingue :

Lise Alain
1892 W. Broadway, bureau 200, Vancouver, BC V6J 1Y9
Tél. : 604-736-3833 poste 101 | Sans frais : 866-936-3833
lalain@latmultilingual.com